एक बेहतरीन बोर्ड पेपर लिखने के लिए युक्तियाँ बोर्ड पेपर किसी संगठन की निर्णय लेने की प्रक्रिया के लिए महत्वपूर्ण हैं। उन्हें पढ़ना आसान और संक्षिप्त होना चाहिए, और उन्हें एक सूचित विकल्प बनाने के लिए आवश्यक सभी जानकारी प्रस्तुत करनी चाहिए। हालाँकि, वे अक्सर भारी पड़ सकते हैं। इससे बचने के लिए, बोर्ड पेपर लिखने के लिए इन युक्तियों का पालन करना एक अच्छा विचार है जो आपके संगठन का ध्यान आकर्षित करेगा। पहला कदम बोर्ड पेपर का उद्देश्य निर्धारित करना है। चाहे दस्तावेज़ पृष्ठभूमि की जानकारी प्रदान करना हो, कोई रणनीति सुझाना हो या कोई सिफ़ारिश करना हो, मुख्य उद्देश्य बोर्ड को सूचित करना है। उदाहरण के लिए, एक बोर्ड पेपर में चैरिटी के लक्ष्यों का अवलोकन, इसे लागू करने की रणनीति या संभावित निर्णयों पर चर्चा शामिल हो सकती है। एक बोर्ड सदस्य के रूप में, किसी भी संभावित जोखिम और चुनौतियों सहित संगठन में क्या चल रहा है, इस पर अपडेट रहने के लिए आप जिम्मेदार हैं। किसी भी जोखिम की प्रकृति और परिमाण पर स्पष्ट होना महत्वपूर्ण है, क्योंकि वे किसी बड़े निर्णय के परिणाम पर प्रभाव डाल सकते हैं। इसी तरह, आपके द्वारा ट्रैक किए जा रहे प्रमुख मेट्रिक्स पर स्पष्ट होना एक अच्छा विचार है।
बोर्ड के कागजात में एक संक्षिप्त कार्यकारी सारांश भी शामिल होना चाहिए। यह चार या पाँच पंक्तियों से अधिक नहीं होनी चाहिए, और इसमें स्पष्ट होना चाहिए कि बोर्ड को किसी विशेष कार्रवाई की अनुशंसा क्यों करनी चाहिए। साथ ही, बोर्ड पेपर में यह विवरण भी शामिल होना चाहिए कि प्रस्ताव पर और किसने विचार किया। इसमें एक सूचित निर्णय लेने के लिए पर्याप्त पृष्ठभूमि और विवरण के साथ सभी आवश्यक जानकारी शामिल होनी चाहिए। उदाहरण के लिए, बोर्ड पेपर में चैरिटी के वित्त, या उसके इतिहास पर एक अनुभाग शामिल हो सकता है। जबकि बोर्ड पेपर स्वयं तीन या चार पृष्ठों से अधिक का नहीं होना चाहिए, सूचियों और संक्षिप्ताक्षरों जैसे अनावश्यक विवरणों को हटा देना एक अच्छा विचार है। एक अच्छा बोर्ड पेपर लिखने के लिए एक और युक्ति सरल अंग्रेजी का उपयोग करना है। इसका मतलब है कि भाषा को समझना आसान होना चाहिए और यह कानूनी शब्दों से मुक्त होनी चाहिए। इसके बजाय, पेपर को ऐसे शब्दों में लिखा जाना चाहिए जो सभी को समझ में आए, यहां तक कि उन लोगों को भी जिनकी व्यवसाय पृष्ठभूमि नहीं है।
बोर्ड के अन्य सदस्यों, विशेषकर तकनीकी ज्ञान या विशेष विशेषज्ञता वाले लोगों से परामर्श करना एक अच्छा विचार है। ये लोग आपकी ज़रूरतों को पूरा करने वाला बोर्ड पेपर विकसित करने में आपकी मदद करने में सहायक हो सकते हैं। वास्तव में, शुरू करने से पहले उनसे पेपर पर इनपुट मांगना एक अच्छा विचार है। इस तरह, आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि दस्तावेज़ सटीक है और आपके बोर्ड की विशिष्ट आवश्यकताओं के अनुरूप है। एक बार जब आप जानकारी संकलित कर लें, तो दस्तावेज़ तैयार करने का समय आ गया है। आमतौर पर, सबसे प्रभावी बोर्ड पेपर वे होते हैं जिनमें सबसे महत्वपूर्ण तथ्य होते हैं। आपको सबसे महत्वपूर्ण जानकारी की एक सूची शामिल करनी चाहिए और फिर महत्वहीन वस्तुओं को हटा देना चाहिए। कागज के प्रकार के आधार पर, सबसे महत्वपूर्ण डेटा को एक तालिका, एक आरेख या एक इन्फोग्राफिक में सूचीबद्ध किया जा सकता है। बोर्ड पेपर बोर्ड और प्रबंधन के बीच टकराव के सबसे बड़े स्रोतों में से एक हैं। लेकिन यदि आपने अपना होमवर्क कर लिया है, तो आपको एक ऐसा पेपर बनाने में सक्षम होना चाहिए जो आपके बोर्ड की निर्णय लेने की प्रक्रियाओं के लिए प्रासंगिक हो।
